2.- PLANEACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

 

2) PLANEACION DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS 

     

   

 Esta claro que para iniciar con la gestión de nuestro departamento de compras era necesario e indispensable conocer la importancia del mismo dentro de la empresa ya que el éxito de este departamento será la clave para asegurar que todos los bienes, servicios e inventarios para la operación de  la empresa sean oportunamente abastecidos con la mejor eficiencia y eficacia posible.

a) Estructura y función del departamento de compras

Cuando queremos estructurar un departamento de compras, difícilmente podremos encontrar una estructura definida y mucho menos con funciones establecidas pues este departamento será estructurado especialmente para cada organización, en base a sus necesidades, características y exigencias.

Si bien es cierto que existen distintos tipos de organización, el departamento de compras será ubicado de acuerdo a las características de la misma, es decir, dependerá totalmente de la importancia y necesidades de la empresa. cuando queremos tener el control completo de las adquisiciones, se recomienda colocarlo por debajo del departamento de contabilidad o finanzas o cuando se desea tener mayor versatilidad se le asignaran recursos y autonomía, sin embargo, aunque los acuerdos o las estrategias ubiquen a este departamento en determinado nivel, es indispensable tener presente siempre los principios básicos de flexibilidad y sencillez los cuales deberán aplicarse o verse inmersos en el desarrollo de cada uno de los procesos con el fin de darle versatilidad dentro de la empresa, pero, ¿por que es tan importante que este departamento sea tan dinámico? la respuesta es sencilla pues la mayoría de sus funciones dependen de la información que se obtienen en otros departamentos, como ejemplo tenemos al departamento de mercadotecnia que básicamente son los ojos de la empresa ya que en el se estiman las posibles cantidades que el mercado requerirá y las oportunidades que la empresa tendrá en el mercado determinando así, el total de las adquisiciones para la operación. 

Aunque parezca sencillo existen otras  características que podremos determinar para hacerlo aun mas funcional, como por ejemplo la centralización, descentralización o la centralización parcial. 

Las compras centralizadas tienen como finalidad adquirir materiales, suministros y equipo a través de una sola oficina matriz, con unidad de políticas de compras y en la cual se reúne personal especializado y competente. Dicha centralización permite aprovechar entre otras las siguientes ventajas:

1.  Uniformar los criterios en cuanto al abastecimiento de materias primas facilitando el control de las existencias.
2.  Reducir las inversiones de capital.
3. Aprovechar los descuentos por pronto pago.
4. Obtener ventaja en el precio al aumentar las escalas por cantidad que algunos proveedores tienen.
5. La estandarización de los productos se efectúa más rápidamente.
6. Facilitar el desarrollo de los programas de simplificación de materias primas y métodos.
7. Proporcionar especialización al personal de compras a través de los diversos tipos de productos comprados.
8. Facilitar la planificación de la producción.

Por otro lado las compras pueden ser descentralizadas y generalmente son aquellas que efectúan los departamentos que directamente van a utilizar lo comprado.

Entre sus ventajas podemos señalar:

1.  Permite una relación directa con las exigencias de las actividades productivas.
2. Algunas veces se toma contacto directo con fuentes originales de suministro.
3.  Permite también en algunas ocasiones reducir los gastos de transporte. 

 

En el siguiente ejemplo se ilustra la ubicación del departamento de compras en el organigrama de una organización y a su vez la estructura interna del mismo. para este caso observamos que un departamento de compras se puede mantener tan complejo o tan sencillo como lo requiéranos aunque lo mas conveniente y buscado es hacerlo de una manera sencilla.

   Ahora que entendemos un poco más la estructura del depto. hablemos de sus funciones  Además de la negociación con los proveedores y hallar la mejor estrategia para reducir los costos, ¿Qué otros aspectos debemos considerar dentro de las gestiones de las que se responsabiliza este departamento? A continuación te dejamos una lista de las principales funciones:

1. Garantizar que se cumplan los plazos de entrega esto con e fin de no afectar ningún proceso y así evitar costos excesivos.
2. Analizar los precios de manera periódica, garantizando así a mejor compra.
3. Mantener un abastecimiento continuo de los materiales.
4. Controlar la gestión documental y Administrativa de las compras.
5. Integrar el departamento de compras con los demás departamentos.
6. Fortalecer las relaciones con proveedores.

b) Clasificación de los productos.

Si pensabas que estábamos terminando, te equivocas, estamos por comenzar, y en esta ocasión con un tema importante e inherente a las compras. Como bien sabemos es muy importante organizar, ubicar y estructurar correctamente el departamento de compras, pero, ¿Qué hay de lo que vamos a comprar?¿Conocemos los productos?

clasificación de los productos en los negocios.

Como vemos, los productos tienen distintos tipos de clasificaciones, pero para nosotros lo mas importante es conocer la clasificación de los productos dentro de ámbito de los negocios, a continuación, te dejamos una breve explicación de estos productos.

Cuando tenemos una base de datos de unos cuantos productos es fácil identificar a cada uno de ellos y relacionarlo con cada uno de los procesos, sin embargo, cuando hablamos de industria nos referimos a catálogos de miles de productos que se usan constantemente dentro de cualquier proceso y para identificarlos de una manera mas eficaz, es necesario clasificarlos según nos convenga.

c) Clasificación de proveedores y tipos de compras.

     ¿Sabes por que es importante clasificar tanto productos como "proveedores"? porque la información que se maneja dentro del departamento de compras puede llegar a ser gigante para lo cual, deberás estar preparado con las clasificaciones y de esta manera agilizar la búsqueda de información.

     

     como bien sabemos, un proveedor es la persona o entidad que se encarga de satisfacer una necesidad personal o colectiva, es decir, es el encargado de saciar la necesidad con un bien o servicio y la mayoría de las ocasiones será a cambio de otro bien.

     A continuación se ilustran las distintas clasificaciones que un proveedor puede tener.

Sin embargo, si queremos tener una idea más exacta de las clases de proveedores, es necesario hablar también de los que hay según su papel en el proceso de compras. Este punto es importante porque cualquier compra que realiza una empresa tiene que quedar contabilizada en su cuenta de proveedores, siempre que tenga relación directa con el objeto social de la empresa. La clave es que lo normalizado, según los tratados del mercado internacional, es que toda adquisición se haga tras estudiar 3 cotizaciones. Así encontramos

• Proveedores normales: no forman parte del registro de proveedores (los que están obligados a hacer esas 3 cotizaciones).
• Proveedores confiables: aquellos que es prioritario que mantenga la empresa porque reúnen características que son esenciales para nuestro proyecto. Eso hace que no necesitemos más de una cotización.
• Proveedores específicos: abastecen de unos productos tan especiales que no es fácil encontrar sustituto en el mercado.
• Proveedores de convenio: se firma con ellos un contrato de prestación de servicios, lo que hace que no se necesiten cotizaciones durante el tiempo de vigencia de ese acuerdo.
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Con estos últimos nombres quedaría completa la clasificación de proveedores. Aunque para acabar de completar el tema, no podemos olvidar estos otros términos relacionados:

• Fabricantes: quienes fabrican el producto
• Minoristas: venden el artículo sin intermediarios, bien en un establecimiento o mediante otro canal de venta.
• Mayorista: actúa de intermediario entre productor y detallista. Nunca tienen contacto con el consumidor final.
• Distribuidor: es el hace que el producto o servicio llegue al cliente, a veces usando un sistema a distancia, otras estableciendo una red de tiendas.
• Importador: Introduce en el mercado nacional, artículos de otros países
• Exportador: trabaja sólo con productos a nivel internacional.

Para finalizar, nos hace falta saber que existen distintos tipos de proveedores, no ya para contratar con ellos, si no porque nuestra empresa puede convertirse a su vez en proveedora de otras. 

Tipos de compras

Se conoce como compra el proceso que lleva a cabo el consumidor el cual adquiere el producto o bien contrata el servicio acorde a las necesidades que puede presentar, y las posibilidades de satisfacción que aquellos representan.

Ciertamente muchos han acentuado el hecho de que en muchos la compra se da de forma automática, siendo ello un grave error, ya que toda compra amerita de un motivo, es decir, que la persona debe de presentar una necesidad que la lleve a comprar determinado producto de forma inmediata o bien por medio del ahorro.

Compleja

Es la que sucede cuando la persona se encuentra frente a productos o bienes y servicios de alto valor, debiendo detenerse a evaluar:

• El presupuesto, ciertamente cuando se trata de este tipo de compras, la mayoría de las personas se detienen a sacar cuentas, bien sea para adquirirlo de contado, o bien a crédito, ya que por medio de ello, pueden determinar si pueden adquirirlo con seguridad o bien si podrán cancelar los giros que se generen con ocasión del mismo.

• De igual forma, conviene advertir que será objeto de evaluación de parte de la persona, la necesidad que representa el bien, es decir, si este es de verdad necesario para poder sobrellevar sus actividades diarias o bien si el mismo satisface alguna de sus necesidades básicas.

• El valor del mismo, en ocasiones, las personas tienden adquirir objetos de gran precio, por el valor que los mismos desempeñan bien sea para ellos, o para quienes serán destinados.

Lo más peculiar de las compras complejas es que las mismas suelen darse, después de que la persona somete el producto o el servicio a toda una serie de consideraciones que le hacen sopesar el valor frente al precio.

Apresurada

En contraposición a la compra compleja, se trata de una compra que se da, sin pensamiento alguno, es decir, que la persona no detalla la necesidad de adquirir o no el producto, por lo que puede terminar comprando hasta lo que no quiere.

Esta compra con lo general viene señalada como una especie de trastorno de conducta que sufre la persona, donde la misma, se ve obligada a comprar todo cuanto le rodea, llevada por un deseo de poseer, en realidad los compradores compulsivos no compran por necesidad, sino por obsesión por la idea empedernida de que quieren algo y ya, llegando a ser nocivo su comportamiento cuando comienzan a malbaratar el dinero y arruinar el presupuesto familiar.

Para una empresa, la compra apresurada se da cuando la compra debe ser inmediata y sin ningún tipo de planificación, en la mayoría de los casos los resultado no son tan buenos como se espera y los costos pueden llegar a ser excesivos.

Por descarte

Es la que sucede cuando una persona está frente a un producto con múltiples opciones, es decir, esta tiene a lugar cuando se quiere comprar un objeto que presenta distintas alternativas o modelos.

Verbigracia cuando una persona quiere comprar una cámara, y se encuentra con que existen de diferentes marcas, que estas pueden ser compactas o digitales, o bien que estas pueden contar con sensores más sensibles que otras y que muchas presentan diversidad de efectos y filtros, como se puede apreciar la persona encuentra un universo de posibilidades entre las cuales puede seleccionar la cámara que sea de su preferencia.

Habitual

Se trata de las compras rutinarias, de aquellas que comprenden los productos de uso diario, por lo que no debe de existir mayor divergencia a la hora de adquirirlos, ya que estos suelen contemplarse en el presupuesto personal, y por la misma costumbre la persona se haya familiarizada con una marca determinada.

Variada

Se trata de un subtipo de la compra habitual, la cual viene siendo como una especie de alternativa, y la cual tiene a lugar cuando el sujeto desea variar entre los productos que por costumbre ha adquirido siempre.

d) Tipos de contratos

¿Te has preguntado como hacen las grandes industrias para asegurar las compras millonarias que realizan? pues muchas de las veces aseguran sus adquisiciones con estrategias que van mas allá de lo que podamos pensar, si embargo, hablaremos del método mas común que es la realización de un contrato. 

En el ámbito jurídico, un contrato es un acuerdo de voluntades que se genera entre dos o mas partes, el cual crea o genera derechos y obligaciones siempre y cuando estas se encuentren dentro de la Constitución política de los estados unidos mexicanos.

Existen distintos tipos de contratos como los que se muestran a continuacion:

e) Tipos de negociación 

    Sin lugar a dudas, el campo del departamento de compras es bastante extenso y contrae muchas obligaciones. Una de las principales funciones de dicho departamento es garantizar una compra con el mejor precio y la mejor calidad posible pero para ello es necesario hablar de distintas habilidades que deben tener  los profesionales a cargo del departamento.

     Se define como negociación al proceso que tiene como objetivo generar beneficios en la que intervienen dos o más partes o agentes. Existen diversos tipos de negociación, según el estilo y la forma de proceder en la misma. La negociación suele tener como objetivo el resolver las diferencias entre las partes implicadas y generar una posición ventajosa para los intereses de ambas

lejos de aquellos métodos "comunes" de negociación, se ah popularizado un método de negociación desarrollado por la escuela de negocios de Harvard, una de las universidades mas prestigiosas del continente y del mundo, la cual consta de 4 puntos enfocados en principios los cuales se mencionan en el siguiente video.

f ) estructura de costos

La estructura de costos es la disposición de los costos que incide una organización en lo que corresponde a los diferentes tipos y porcentajes de costos fijos y variables. Esta definición puede detallarse en ciertos renglones, tales como por producto, región geográfica o cliente.

una estructura de costos es la manera detallada de expresar cada uno de los factores de valor que contribuyen para conformar el costo de un producto.

una estructura de costos os permite identificar de manera rápida los costos fijos y variables con la finalidad de observar y analizar la efectividad de sus procesos.

El departamento de compras tiene la facultad de proponer distintas estrategias al proveedor con el fin de reducir sus costos en base a la información que presente su estructura de costos, siempre con el fin de que podamos obtener beneficios en la compra.

la mayoría de las veces la investigación de operaciones puede ser una herramienta muy útil que ayuda a la optimización de procesos con la finalidad de mejorar los costos, así como el análisis de valor y procesos de reingeniería.

f) Políticas de compras y presupuestos

Como definición de política de compras, podemos decir que se trata de una serie de pautas en las que las compañías establecen las condiciones, los plazos de pago y quiénes son los proveedores a la hora de adquirir los productos o servicios necesarios para el funcionamiento de la empresa.

Asimismo, existe otra definición de política de compras en la que se dice que es la guía para las decisiones administrativas. En ella se recogen los criterios generales para orientar a la hora de la adquisición de los materiales que necesita la empresa para su funcionamiento.

Para que la política corporativa de compras funcione es necesario tener en cuenta el volumen y tamaño de la misma. Asimismo, al momento de comprar hay que establecer tres puntos:

•  Determinar la inversión que se va a realizar

• Qué servicios o productos se van a adquirir

•  A quiénes. Es decir a qué proveedores.

• Establecer un compromiso de la empresa con sus proveedores en el proceso de compra.

• Fomentar el cumplimento de unos criterios básicos por parte de los proveedores.

• Difundir dicho compromiso entre empresa y proveedores

El propósito de cualquier política de compras de un negocio es:

Como es obvio, cualquier política de compras de un negocio se aplica a todas las compras de productos y servicios a proveedores. Asimismo, estos últimos han de transmitírselas a sus subcontratistas. Por lo tanto, estas políticas afectan a todo tipo de proveedores, tanto a proveedores directos como indirectos.

Por tanto, para lograr el buen funcionamiento, el departamento de compras debe establecer su política de compras. En el siguiente video de muestra un breve ejemplo de las politicas de compras de una empresa.

Presupuesto de compras

Si alguna vez te has preguntado ¿qué es un presupuesto de compras? Debes saber que es una herramienta encargada de prestar ayuda a empresas industriales y comerciales. Su función principal, es la de hacer un cálculo financiero o cuantitativo de cada uno de los productos que maneja o necesita el negocio.

Calculo del presupuesto de compra

Un presupuesto de compras proporciona una representación de lo que la empresa planea comprar para el inventario. Además se encarga de la cantidad de inventario que planea aumentar o mantener la empresa durante un período determinado de tiempo.

Un presupuesto de compras se crea mediante una fórmula simple. La fórmula es el inventario final deseado más el costo de los bienes vendidos, menos el valor del inventario inicial. Esta ecuación es la más utilizada al momento de calcular el presupuesto de compras totales.

Características de un buen presupuesto de compras

Ya entenderás la importancia de un buen presupuesto de compras, ahora definiremos algunas características importantes del mismo y que podemos hacer con ellas para alcanzar un nivel óptimo en nuestra compañía.

Lo primero será comprender que este tipo de presupuesto tiene una gran flexibilidad. Pues dentro de ellos podremos aplicar cualquier cambio o ajuste necesario. Todo dependiendo de cuál sea la necesidad dentro de la empresa o departamento donde se esté aplicando.

Por otra parte demuestra una amplia operatividad, pues además da la opción de proyectar en ellos todos los aspectos referentes a la esencia del negocio en general.

Otra de sus características es la temporalidad. Pues en un presupuesto de compra, se pueden aplicar diferentes condiciones de tiempo de acuerdo al giro que tenga el negocio. Esta medida puede ser aplicada de forman mensual, bimensual o trimestral.

Por último, es importante comprender su alta efectividad. La misma radica, en que en este tipo de presupuestos está en manos de la empresa y a través de sus decisiones se formulará adecuadamente el presupuesto del negocio