1.-INTRODUCCIÓN A LAS COMPRAS O ADQUISICIONES

INTRODUCCIÓN

Hoy en día se vive en un mundo competido y globalizado, razón por la cual las empresas están explorando nuevas estrategias que les ayuden a sobrevivir e incrementar su productividad frente a sus adversarios.

Debido a esta globalización, la mayoría de las empresas están realizando convenios con proveedores que les permita obtener un bien o servicio en el mejor tiempo de entrega y con los mejores precios que hay en el mercado, sin dejar de lado la calidad de los productos y servicios que estas ofrecen a la empresa requisitoria. Es muy importante que las empresas que ofrecen los productos siempre tengan en cuenta el valor agregado que se le puede ofrecer a los clientes que recibirán tales productos.

Una de las áreas que han tomado gran importancia dentro de las empresas es el área de compras. Si no se tiene un buen funcionamiento en está, las empresas empezarán a tener problemas en la obtención de productos de buena calidad y no se encontrarán proveedores que cumplan con los tiempos de entrega acorde con los clientes internos de las empresas.

Además de lo anterior se trasladarán problemas en los costos de producción en los procesos de la empresa, ya que al no tener en tiempo los materiales solicitados por los clientes internos esta hará que se incurra a paros en los procesos de la empresa.

El proceso de compras dentro de una organización consiste en precisar cuáles son sus necesidades de bienes y servicios, identificando y comparando los proveedores y los abastecimientos que se tienen disponibles, negociar con sus abastecedores quienes constituyen las fuentes de abastecimiento o de algún modo llegar a convenios en los cuales se estipulan los términos de compra, celebrar contratos y colocar pedidos, para finalmente recibir los bienes y los servicios, prosiguiendo el pago de los mismos. 

CONCEPTO DE DEPARTAMENTO DE COMPRAS 

Departamento de compras: Características, Funciones 

El departamento de compras es la sección de una empresa responsable de todas las actividades para la adquisición de las materias primas, piezas de repuesto, servicios, etc., según sean requeridas por la organización. Brinda un servicio que es la columna vertebral de muchas organizaciones industriales, minoristas y militares.

Se asegura de que los suministros necesarios para operar el negocio sean ordenados y mantenidos en inventario. Este departamento está en el centro de una gestión exitosa de la cadena de suministro, y es responsable de minimizar el costo de los productos ordenados, controlar los niveles de inventario y establecer relaciones sólidas con los proveedores.

Un buen departamento de compras exigirá calidad a los proveedores y hará seguimiento a las órdenes del inicio a la recepción. Ayuda a otros departamentos a identificar necesidades, 

administrar el proceso de requisición y obtener precios competitivos. Suelen actuar como controladores para garantizar el cumplimiento de los presupuestos.

IMPORTANCIA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS 

El departamento de compras tiene como responsabilidad abastecer a la empresa de todos aquellos materiales que necesita para el desempeño de su producción. Es precisamente desde este departamento donde se programa, coordinan las compras en la empresa de los suministros que la empresa necesita.

Además, debemos señalar que es precisamente aquí en el departamento de compras donde se origina la fase de arranque de toda nuestra actividad empresarial. De ahí que se le otorgue tanta importancia a este departamento. Por ello se fijan unas políticas de compras en las que se tiene en cuenta la calidad y el precio, entre otros criterios.

¿Por qué es tan importante la gestión de compras?

Una gestión del departamento de compras correcta y eficiente, puede generar un aumento de los beneficios y de la rentabilidad de la compañía. Hay que tener en cuenta que, en la mayoría de los negocios, las compras vienen a representar de media la mitad del valor de los productos que vendemos. Evidentemente este porcentaje de gasto varía de un tipo de empresa a otra.

De ahí que la gestión ha de orientarse a optimizar los costes de los pedidos, tener el stock imprescindible y qué cantidades deben solicitarse a los proveedores. De este modo, lograremos minimizar el coste empleado en adquirir los productos o servicios necesarios para el funcionamiento de nuestro negocio.

Para ello es de vital importancia seguir una serie de pautas que garanticen la optimización:

CARACTERÍSTICAS

Actuar como asesores de confianza de la alta dirección

El departamento de compras se involucra en la planificación corporativa y el presupuesto a un alto nivel. Esto hace posible diseñar costos de ingeniería inversa y explorar alternativas potencialmente menos costosas y/o de mayor calidad.

Impulsar la innovación de los proveedores

Más que solo exigir el precio más bajo, el departamento de compras trabaja con los proveedores para reducir el costo subyacente de sus productos y servicios.

Están íntimamente involucrados con “el ciclo de vida de la innovación”, desde la idea inicial hasta la fabricación y la mejora continua.

Proporcionar conocimientos sobre datos claves del proveedor

Las empresas pueden recurrir a esta información para crear análisis predictivos, brindando una visión más profunda de los mercados.

Manejar y suavizar el riesgo de la cadena de suministro

Las crisis económicas han enseñado el valor de estar pendientes sobre la estabilidad de los proveedores. El departamento de compras tiene una visión mucho más nítida de esa área que cualquier otra parte de la organización.

Promover la dotación de personal ágil y el desarrollo de talento

Es necesario cruzar los límites funcionales y geográficos para encontrar los candidatos adecuados al departamento de compras.

En algunos casos, la respuesta está en la contratación externa o el uso de organizaciones de servicios compartidos.

OBJETIVOS Y FUNCIONES

1. Para hacer uso de materiales, proveedores y equipos al menor costo posible:

   Minimizar costos, aumenta la productividad y permite la rentabilidad de las operaciones, por lo cual es de suma importancia evaluar el precio constantemente.

   Para las grandes empresas, la recomendación es negociar por volumen teniendo en cuenta un buen manejo del inventario. Para una pequeña empresa, lo idea es evaluar proveedores alternativos que permitan negociar los precios.

2. Asegurar el flujo continuo de la producción:

   

   Se asegura un flujo a través de un suministro continuo de materias primas, componentes, herramientas, etc. De la mano del departamento de manutención.
   

3. Aumentar la rotación de activos:

   La inversión en los inventarios de debe mantener mínimo en relación con el volumen de ventas 

4. Desarrollar una fuente alternativa de suministro:

   En este punto hay que trabajar de manera inteligente y estratégica. Entonces, un buen comprador buscará otras fuentes alternativas de suministro para aumentar la capacidad de negociación, con ello, minimizamos el costo de los materiales y aumentamos la capacidad de responder a las emergencias.

5. Establecer y mantener buenas relaciones con los proveedores:

   Mantener buen as relaciones con el proveedor ayuda en la evolución de una imagen favorable en todos los ámbitos.

   Estas relaciones con beneficios para el comprador en términos de cambiar o negociar un precio razonable y poder tener un trato preferencial en caso de escasez de materiales.

   
   

6. Conseguir la máxima integración con otros departamentos de la empresa:

La función de compra está íntimamente relacionada con:

7. Formar y desarrollar al personal

Al igual que las otras áreas, el departamento de compras está compuesto por diversos tipos de personas. La empresa debe tratar de potenciar su fuerza de trabajo mediante la capacitación y aprendizaje mutuo de acuerdo a los objetivos y metas de la empresa.

 

8.Mantener un registro de datos eficientes y presentar informes de gestión cuando se requieran:

Este procesamiento de datos e informes debe ser normalizado o estandarizado, de modo que el mantenimiento de registro pueda ser facilitado para todos los interesados.

La presentación de informes periódicos de la gestión de datos de todas las actividades de compra, justifica la existencia independiente del departamento.