4) OPERACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Toda empresa tiene un departamento de compras, en el recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (materias primas, herramientas, artículos de oficina, equipo, etc.) indispensables para la producción de bienes y servicios. Es por ello que la selección de proveedores es un punto importante en la gestión de compras y la clave es saber qué criterios utilizar para seleccionarlos, ya que se debe tomar en cuenta que tipo de impacto tendrán los productos o servicios que ofrecen y si este será un impacto positivo con la productividad, calidad y competitividad de la organización misma

Por otro lado, el departamento de compras debe monitorizar todo aquello que afecte a estas operaciones de adquisición y gestionar cualquier problema que surja en relación con la calidad, los pagos, las devoluciones o los faltantes. Y en última instancia, debe encargarse de que siempre se cumplan las políticas de la empresa a lo largo de estos procedimientos de adquisición.

Por ello existe una seria de Etapas en el sistema de compras. 

• 1. Reconocimiento de una necesidad.

• 2. Descripción de la necesidad (definición exacta de las características y necesidades del producto que se quiere).

• 3. Determinación y análisis de las posibles fuentes de abastecimiento.

• 4. Determinación del precio y los términos.
  

• 5. Preparación y asignación de la orden de compra.

• 6. Seguimiento y, o expedición de la orden.
  

• 7. Recepción e inspección de los artículos.

• 8. Liquidación de la factura y pago al proveedor.

• 9. Mantenimiento de registros.

• Reconocimiento de una necesidad

La persona responsable de alguna actividad en particular debe conocer cuáles son los requerimientos individuales de la unidad qué, cuánto y cuándo se necesitan. Esto puede dar como resultado una requisición de materiales al departamento de almacén.

• Descripción exacta de la mercancía requerida.

No se puede esperar que algún comprador compre algo sin saber con exactitud qué es lo que desea el departamento usuario. Por esta razón, es indispensable tener una descripción precisa de la necesidad del artículo, del producto o el servicio objeto de la requisición.

El cual da paso a la realización de la requisición de compras. Las requisiciones deben incluir la siguiente información:

1. 

   Fecha.
2. Número (identificación).
   
3. Departamento en el que se origina.
4. Cuanta a la que será cargada.
5. Descripción completa del material que se necesita.
6. Cantidad que se necesita
7. Fecha en la que se necesita el material.
8. Cualesquiera instrucciones de embarque especial.
9. Firma de la persona autorizada para hacer la requisición.

• Selección de las posibles fuentes de aprovisionamiento

La selección de proveedores constituye un papel importante de las funciones de compra que incluye la localización de fuentes calificadas de abastecimiento y la evaluación de la probabilidad de que un acuerdo de compra pueda resultar con el tiempo en el envío de un producto satisfactorio y en los servicios necesarios antes y después de la venta.

son cinco las características de esta fase:

• Seleccionar proveedores
  

Esta actividad empieza buscando en los dos tipos de relaciones de proveedores, ya sea en la lista de proveedores alfabéticos o en la lista de proveedores por tipo de artículos.

•  Comunicarse con ellos

Una vez seleccionados los proveedores a los que se les solicitará cotización, se les llama por teléfono, para que lo más pronto posible acudan a las oficinas de la empresa a recoger la solicitud de cotización y lo más pronto posible la envíen por fax.

• Solicitar cotización

Esta debe de contener los datos de lo solicitado, procurando marcar claramente las especificaciones de los artículos, cantidad, fecha de entrega y condiciones de compra.

• Elaborar y analizar el cuadro comparativo

Ya recibidas las cotizaciones el auxiliar o el comprador elaborarán el cuadro comparativo, el cual contendrá los siguientes datos:

• Descripción de los artículos por adquirir
• Cantidad
• Precio por unidad
• Calidad, la cual puede ser percibida por el comprador
• Garantía
• Condiciones de pago
• Fecha de entrega
• Servicio
• Otras condiciones necesarias según el artículo

• Seleccionar al proveedor que se le otorgará el pedido

Ya analizado el cuadro comparativo, se selecciona al futuro proveedor y se le da el pedido, que debe contener las características del artículo, condiciones de pago, así como la fecha de entrega, entre otras.

• Análisis de las cotizaciones

En esta fase del proceso de las compras, es donde se les solicitan a los diferentes proveedores la cotización de lo que se requiere en la empresa, especificando todos los datos necesarios para poder seleccionar a la mejor cotización de acuerdo con nuestros requerimientos. El análisis de las cuotas y la selección del proveedor lleva a la asignación de una orden.

• Preparación de la orden de compra

La asignación de una orden incluye usualmente la preparación de una orden de compra. Aún cuando una orden sea dada por teléfono debe ser seguida de una orden por escrito con fines de confirmación.
Partiendo de la base que el pedido es el documento que establece un compromiso entre el proveedor, el cual deberá entregar lo solicitado en el tiempo que ofreció y el comprador se obliga a pagar lo adquirido en el tiempo que aceptó.

Existen diferentes tipos de ordenes de compra los más comunes son: 

Órdenes de compra pedidos abiertos

Cuando ya se tiene un proveedor seleccionado, los pedidos se trabajan bajo ciertas modalidades que deben favorecer al comprador, en este tipo solo se entregará una orden de compra o pedido al proveedor, en el que aclara las entregas programadas, en partes o cuando se solicite:

• Modalidad 1: Se entrega al proveedor, una orden de compra, en la que se especifica una cantidad pero con varias entregas, negociando que se facturará en cada entrega de lo solicitado; el proveedor entregará la cantidad solicitada, en la orden de compra, y se especifica con claridad, que el surtido será de acuerdo con las necesidades de la empresa. 

•  Modalidad 2: Las entregas programadas se negocian con el proveedor y se facturará en la última estas son especificadas en la orden de compra o pedido.

• Modalidad 3: Se negocia con el proveedor y ocurre cuando la empresa tiene variaciones en sus requerimientos, y al proveedor se le da una orden de compra o pedido en el que se expresa qué cantidades de compra se solicitarán cuando los requerimientos de la empresa sean necesarios.

Órdenes de compra pedidos cerrados

Este tipo de orden de compra o pedido es el más utilizado por las áreas de compra de las empresas, y se especifica un día de entrega de lo solicitado y nada más.

• Seguimiento y expedición de la orden de compra (OC)

Después que se ha enviado una orden de compra al vendedor, el comprador pude desear seguir y, o expedir la orden. Cuando la orden es emitida, se indica una fecha apropiada de seguimiento.
Seguimiento es la verificación rutinaria de una orden para asegurar que el vendedor será capaz de satisfacer las promesas de envío.

• Recepción e inspección de artículos

La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia. Todos los embarques que ingresen deben ser verificados por el departamento de recepción, excepto en el caso de artículos MRO (Maintenance, Repair y Operations) de poco valor.
Esta operación se realiza en coordinación con el departamento de control de calidad y almacén, la responsabilidad es de compras, pero si el producto recibido no pasa las especificaciones solicitadas, será rechazado.

• Liquidación de facturas y pago

Las facturas a revisión son recibidas por la empresa, generalmente es cuentas por pagar la que se encarga de esta función, pero es responsabilidad de compras dar el visto bueno de qué es lo que se pidió y que ya se recibió, y que la factura contenga los datos y los documentos que se solicitaron en la orden de compra o el pedido, asimismo, es obligación del área de compras ver que el cheque salga a tiempo y se le entregue al proveedor.

• Mantenimiento de registros

Esta operación comprende poco más que reunir y archivar las copias del departamento de compras de los documentos relacionados a la orden y transferir a los registros apropiados la información que se desea conservar.

El mínimo que un registro básico, ya sea manual o por medio del sistema de computo, debe contener es:

1. Registro de las ordenes de compra. (Numero, estado abierto o cerrado).
2. Archivo de ordenes de compra por numero o folio.
3. Archivo de artículos, (fecha, vendedor, cantidad, precio, número de OC).
4. Archivo de proveedores.
   
5. Contratos de trabajo de todos los proveedores importantes.

Como podemos observar la operación del departamento de compras es bastante compleja y en cualquier caso, es una función que requiere un control y un seguimiento. Pero en los casos en los que las compras constituyen una parte importante de la actividad, con mucha más razón es necesario que estas tareas se realicen con eficiencia.

Además el implementar el alcance de la aplicación de Tecnologías de información y comunicación (TICs) para el proceso de compras en empresas ha traído diversos beneficios como: minimizar el error humano, simplificar y analizar el proceso de compras, y monitorear y regular el comportamiento de este proceso.